 règlement intérieur de l association coagul article 1 définition de l année d exercice le terme année d exercice désigne la période allant du 1er septembre 00h00 au 31 août minuit article 2 écrit probant est dénommé écrit probant tout document original papier signé transmis par courrier simple ou recommandé tout document électronique fichier courriel etc signé numériquement au moyen d une clef publique fiable telle que le définit le paragraphe 22 utilisant un système à cryptographie asymétrique approuvé au paragraphe 21 système à cryptographie asymétrique approuvés a l heure actuelle seuls les systèmes à cryptographie asymétrique reposant sur la technologie openpgp sont approuvés par l association clefs publiques fiables est reconnue fiable une clef publique appartenant à un membre de l association signée au moyen de la clef fonctionnelle du secrétaire du trésorier du président ou du viceprésident les clefs fonctionnelles du président du viceprésident du trésorier et du secrétaire sont reconnues fiables par décision du conseil d administration après vérification des identités correspondantes la décision doit préciser pour chaque clef son identifiant et son empreinte intégrale en cas de transfert d une fonction président secrétaire viceprésident à une autre personne physique le certificat de révocation de l ancienne clef fonctionnelle doit être publié et diffusé à l ensemble des membres et une nouvelle clef fonctionnelle créée et déclarée fiable par le conseil d administration les clefs publiques des membres le nécessitant devront alors être resignées avec la nouvelle clef fonctionnelle signature des clefs par les clefs fonctionnelles le président le viceprésident le trésorier et le secrétaire s engagent à ne signer la clef d un membre que si celuici leur a directement présenté l identifiant et l empreinte intégrale de leur s clef s accompagné d une des pièces d identités officielles en cours de validité suivantes carte nationale d identité avec photo passeport avec photo permis de conduire avec photo article 3 conditions et procédure d adhésion des membres conditions d adhésion l adhésion est ouverte à toute personne physique quelle que soit sa nationalité et à toute personne morale l adhésion à l association implique l acceptation d inscription systématique de l adresse de courriel du nouveau membre à la liste de diffusion réservée aux membres afin de permettre les réunions et votes à distance procédure d adhésion les personnes physiques ou morales désirant adhérer à l association peuvent présenter leur candidature en s adressant au secrétaire de l association qui collecte les pièces et informations définies au paragraphe 33 et délivre les pièces et certificats définis au paragraphe 41 le conseil d administration examine la candidature et statue par un vote à la majorité simple pièces à fournir une photo d identité récente une pièce d identité avec photo en cours de validité formulaire d adhésion complété et signé comportant obligatoirement nom prénom date de naissance adresse postale coordonnées téléphoniques adresse de courriel pour les personnes morales identité du représentant officiel auprès de l association le règlement de la cotisation en espèces ou en chèque pour les mineurs une autorisation parentale d adhésion pièces et certificats délivrés un reçu en cas de paiement de la cotisation en espèces carte de membre comportant l année d exercice clef s publique s signées avec la clef fonctionnelle du secrétaire article 4 cotisations les appels à cotisation sont faits en début d année d exercice généralement au cours du mois de septembre les membres disposent d une période de trente jours courants à compter de la date d appel pour faire parvenir leur règlement au trésorier membres actifs la cotisation des membres actifs pour l année d exercice est fixée à 10 l adhésion faite en fin d exercice offrira le droit d être reconduite gratuitement sur l exercice suivant membres bienfaiteurs la cotisation des membres bienfaiteurs pour l année d exercice doit être égale ou supérieure à 125 fois celle d un membre actif soit 25 membres associés la cotisation des membres associés pour l année d exercice est fixée à deux fois celle d un membre actif soit 40 cependant ce montant pourra être librement adapté par le conseil d administration de l association article 5 radiation pour non paiement de la cotisation annuelle si à l échéance du délai normal de trente jours un membre n a pas réglé sa cotisation le trésorier procède à deux rappels accompagnés chacun d un délai de quinze jours si à l issue des deux rappels le membre n a pas régularisé sa situation le trésorier en informe le conseil d administration qui prononce alors la radiation du membre article 6 modalités d élection droit de vote et pouvoir le droit de vote est réservé aux membres actifs honoraires et bienfaiteurs à jour de cotisation et adhérant à l association depuis au moins trois mois jour pour jour à la date effective du vote le conseil d administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel cette décision devra être dûment motivée lors de l assemblée générale tout membre jouissant du droit de vote peut se faire représenter physiquement lors d une réunion par un autre membre actif jouissant luimême du droit de vote il lui appartient de donner ses consignes de vote par le moyen qui lui plaira oral écrit probant ou non en revanche il devra délivrer au mandataire un pouvoir sous forme d un écrit probant éligibilité est éligible toute personne physique membre actif ou bienfaiteur à jour de cotisation adhérant à l association depuis au moins trois mois jour pour jour à la date effective du vote le conseil d administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel cette décision devra être dûment motivée lors de l assemblée générale aucune condition de nationalité n est requise pour l élection au conseil d administration cependant conformément à la législation en vigueur seuls les membres de nationalité française peuvent être élus au bureau déclaration de candidature les candidatures au conseil d administration doivent être adressées au bureau du conseil d administration au moins sept jours avant la date de l assemblée générale les différents candidats disposeront d un temps de parole égal pour se présenter à l assemblée générale des adhérents et exposer leur motivation mode de scrutin des élections toutes les élections sont effectuées au scrutin proportionnel les postes à pourvoir sont attribués aux candidats selon le nombre décroissant des voix reçues article 7 réunions délibérations sondages virtuels et vote à distance réunions virtuelles les réunions virtuelles sont admises pour les assemblées générales ordinaires et les réunions du conseil d administration une réunion virtuelle consiste en une durée de délibération de sept jours courants permettant à tous les membres jouissant du droit de vote de délibérer et voter les délibérations ne pourront avoir lieu que sur la liste de diffusion de courriel ad hoc liste de diffusion réservée aux membres pour les assemblées générales liste de diffusion du conseil d administration pour les réunions du conseil d administration le canal irc de l association pourra être utilisé pour les discussions intermédiaires mais ne saurait constituer un média de délibération officiel l ordre du jour accompagné des documents additionnels éventuels les dates de début et de fin de la réunion virtuelle ainsi qu un rappel des modalités de vote doivent être diffusés par écrit probant à l ensemble des membres jouissant du droit de vote dans les même délais que pour une réunion physique de même l ajout d un point à l ordre du jour doit être transmis au conseil d administration selon les mêmes modalités que pour une réunion physique sondages virtuels afin de l aider dans les décisions qui sont de sa responsabilité le conseil d administration pourra procéder à un sondage virtuel portant sur un point donné en demandant aux membres de répondre par courriel probant sur la liste de diffusion réservée aux membres dans un délai défini lors de l ouverture du sondage vote à distance est reconnu valable tout vote par correspondance transmis au moyen d un écrit probant tel que défini à l article 2 dans les délais fixés pour le vote considéré le vote par correspondance est admis pour les assemblées générales et les réunions du conseil d administration le bulletin de vote par correspondance devra présenter l ensemble des résolutions proposées au vote et sera mis à disposition de l ensemble des membres jouissant du droit de vote par exemple sur la liste de diffusion ad hoc il devra être retourné complété et signé par le membre votant article 8 proclamation des comptesrendus résultats et votes des assemblées générales et des réunions du conseil d administration les comptesrendus et résultats de votes sont proclamés par écrit probant diffusé sur la liste de diffusion ad hoc article 9 délégation de pouvoir et de signature toute délégation de pouvoir ou de signature devra être faite par écrit probant et délivré au mandataire et portée à la connaissance des administrateurs voire des membres de l association si la portée de la délégation le nécessite article 10 acquisitions aliénations ou locations immobilières pour l instant le règlement intérieur ne prévoit pas de règles plus contraignantes que celles des statuts article 11 remboursement des dépenses en ce qui concerne les frais de déplacement ceuxci auront lieu sur présentation du titre de transport ou de la facture des frais engagés carburant et péages les membres sollicitant le remboursement de leurs frais de carburant s engagent à faire en sorte que cette facture soit représentative de leurs dépenses effectives par exemple en faisant le plein au début et à la fin du voyage et en fournissant la seconde facture article 12 montant d un acte audelà duquel le conseil d administration doit voter ce montant est fixé à 150  article 13 commissaires aux comptes l assemblée générale peut décider de désigner un ou plusieurs commissaires aux comptes si le budget prévisionnel présenté par le trésorier le nécessite ces commissaires aux comptes seront élus parmi les membres éligibles de l association article 14 dispositions concernant la trésorerie de l association seuls le trésorier et le président de l association sont habilités à utiliser le chéquier ou à retirer de l argent liquide il n est pas prévu pour l instant de disposer d une carte de paiement par souci pratique une caisse d argent liquide sera constituée pour faire face aux menues dépenses de l association elle sera sous l entière responsabilité du trésorier qui prendra soin de tenir à jour un carnet des entrées et sorties de monnaies la somme maximale contenue dans cette caisse ne saurait excéder 30  article 15 informatique sociale matériels récupérables les caractéristiques minimales des matériels que l association entend récupérer sont définies par le conseil d administration et publiées sur le site web de l association conditions d admission au bénéfice du don ou de la mise à disposition de matériel s  seules sont admises au bénéfice du don ou de la mise à disposition de matériel s informatique s récupéré s par l association les personnes physiques justifiant de ressources modestes demandeurs d emploi bénéficiaires des minima sociaux étudiants personnes handicapées familles nombreuses etc les associations à but non lucratif ou organismes publics oeuvrant dans les domaines définis et agréés par les adhérents de l association coagul réunis en assemblée générale modalités de candidature toute personne physique ou association désirant bénéficier du don ou de la mise à disposition de matériel s pourra se porter candidate par lettre simple adressée au président de l association être proposée par tout adhérent de l association ou par tout partenaire agréé par l association signature d un accord préalable ratifié par le conseil d administration toute personne ou association ayant déjà bénéficiée d un don ou d une mise à disposition ne pourra en bénéficier une nouvelle fois que lorsque toutes les demandes en première instance auront été satisfaites toutefois en cas d urgente nécessité le conseil d administration pourra passer outre cette limitation modalités d attribution le conseil d administration examine les candidatures et procède au choix des bénéficiaires et fixe la durée du prêt ou de la mise à disposition par un vote à la majorité simple en cas de partage des voix celle du président est prépondérante un tirage au sort réglera toute indécision éventuelle les candidatures ne pouvant être satisfaites par manque de matériel sont mises sur liste d attente classée dans dépôt historique des modifications version date commentaire 01 050804 création par nemo 02 221006 mise à jour par tony suite à ag du 260906 source du document fichier attaché taille source du document 3366 ko règlement intérieur de l association 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